#IOeG2016 | Mario Glauert: Was ist ein erfolgreiches Archiv?

plakat_jahrestagung2016_detail-fuer-bioegIm Vorfeld der Jahrestagung 2016 des Instituts für Österreichische GeschichtsforschungDie Zukunft der Vergangenheit in der Gegenwart. Archive als Leuchtfeuer im Informationszeitalter“ werden an dieser Stelle die Abstracts zu den Vorträgen der Reihe nach zugänglich gemacht. Nachstehend das Abstract von Mario Glauert (Brandenburgisches Landeshauptarchiv, Potsdam) zu seinem Beitrag „Was ist ein erfolgreiches Archiv?“:

Die archivische Fachkunde konnte bislang keine hinreichende Antwort finden, welches die Kennzeichen, Kriterien oder Kennzahlen erfolgreicher archivischer Arbeit sind. Damit fehlt ein wesentlicher Baustein für das Selbstverständnis der Archive und somit auch für ihr Selbstbewusstsein im Auftreten und in der Kommunikation gegenüber Trägern und Kunden.

Aus interner Sicht wären solche Kriterien Grundlage und Maßstab eines erfolgreichen „Archivmanagements“, das auf der Basis einer klaren Vorstellung und „Vision“ von einem „guten“ Archiv die eigenen Ziele und Arbeitsaufgaben definiert und priorisiert. Die Fähigkeit zur Priorisierung, eine archivfachliche Kernkompetenz, wird dabei im 21. Jahrhundert besonders in den Aufgabenbereichen Erschließung, Digitalisierung und Erhaltung von Archivgut zur Schlüsselfrage erfolgreicher archivischer Arbeit werden und zugleich zur Nagelprobe überzeugender Kommunikation mit Unterhaltsträgern und Geldgebern.

Die erfolgreiche Kommunikation mit den Trägern erfordert darüber hinaus (neben banalem Interesse oder praktizierter Lobbyarbeit) hinreichend definierte und verabredete Aufgaben, Aufträge und Ziele, die ein Controlling von Leistungen, die Darstellung von Erfolgen oder die Begründung von Forderungen ermöglichen.

Zur Kommunikation über die Erwartungen und Wünsche der unterschiedlichen Kundengruppen der Archive, von den anbietungspflichtigen Stellen über die verschiedenen Benutzerkreise bis hin zu den eigenen Mitarbeitern oder Kooperationspartnern, fehlen Instrumente einer archivischen „Konsumforschung“, die auch neue Nutzungsszenarien, Angebote und Kommunikationswege in den Blick nimmt und deren möglichen Nutzen für die Archive zu bewerten vermag.

Die vermeintliche Konkurrenzlosigkeit begrenzt noch oft den Marketing-Eifer von Archiven zur Verbesserung ihrer Usability, die weithin nicht nur an den verwahrten Materialien, sondern auch an deren Aufbereitung scheitert. Aber auch Archive stehen zunehmend unter dem Erfolgsdruck, ihre Wirkung und Wahrnehmung im öffentlichen und politischen Raum beim Wettbewerb mit anderen Kultur- und Wissenschaftseinrichtungen belastbar zu belegen.

Der Vortrag widmet sich daher der (schwierigen) Antwort auf die (einfache) Frage: Was ist ein erfolgreiches Archiv?

In preparation for the 2016 Annual Conference of the Institute of Austrian Historical ResearchThe Future of the Past in the Present. Archives as Lighthouses in the Information Age”, we will be making the abstracts of the presentations available one by one on this blog. Below is the abstract provided by Mario Glauert (Provincial Central Archives of Brandenburg, Potsdam) for his paper “What Is a Successful Archive?”:

Archival science has yet to provide a sufficient answer as to what are the characteristics, the criteria or the numerical indicators of successful archival work. This means the lack of an essential element for archival self-awareness, and thus also for the self-confidence of archives when dealing and communicating with their funding bodies and their clients.

From an internal point of view, such criteria would form the foundation and the measure of successful archival management, which would define and prioritise goals and tasks on the basis of a clear idea and vision of a “good” archive. The ability to set priorities, a core competence in archival practice, will become a pre-eminently decisive criterion in the 21st century especially in the fields of description, digitisation and preservation of holdings. It will also be the test of convincing communication with funding and supporting institutions.

Successful communication with funding bodies also requires (aside from a basic interest or active lobbying) sufficiently defined and agreed tasks, missions and goals, permitting the controlling of performance, the presentation of successes or the justification of requirements.

In order to communicate about the expectations and desires of various groups of our clients, from the record creators to the multiple groups of users and our own employees and partners, we currently lack the instruments of an archival “consumer research”, which would include a view to new scenarios of using archives, new offers and pathways of communication, and would be able to assign a value to their possible usefulness for archives.

An alleged lack of competition often limits the marketing zeal of archives in improving their usability, which frequently is constrained not only by the holdings themselves, but also by the way they are described and presented. But archives too are under increasing pressure to provide solid evidence of their impact and visibility with the public and in the political sphere, in competition with other cultural and research institutions.

The paper will thus be devoted to the (difficult) answer to the (simple) question: What is a successful archive?


Institut für Österreichische Geschichtsforschung

Das Institut für Österreichische Geschichtsforschung mit Sitz in Wien ist eine international anerkannte Forschungs- und Ausbildungsstätte für Methodenlehre und Pflege der historischen Hilfswissenschaften (Paläographie, Urkundenlehre, Aktenkunde, Quellenkunde etc.) in ihrem kulturgeschichtlichen Kontext. – Die Blogbeiträge dieses Accounts werden, soweit nicht anders ausgewiesen, von Thomas Stockinger erstellt.

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