#IOeG2016 | Markus Schmidgall: Überlieferungsbildung und Erschließung im digitalen Bereich. Ein Arbeitsbericht aus dem Vorarlberger Landesarchiv

Im Vorfeld der Jahrestagung 2016 des Instituts für Österreichische Geschichtsforschung „Die Zukunft der Vergangenheit in der Gegenwart. Archive als Leuchtfeuer im Informationszeitalter“ werden an dieser Stelle die Abstracts zu den Vorträgen der Reihe nach zugänglich gemacht. Nachstehend das Abstract von Markus Schmidgall (Vorarlberger Landesarchiv, Bregenz) zu seinem Beitrag „Überlieferungsbildung und Erschließung im digitalen Bereich. Ein Arbeitsbericht aus dem Vorarlberger Landesarchiv“:

Neben dem konventionellen analogen Schriftgut, welches Archive immer noch in großen Mengen in ihre Bestände übernehmen, stellen elektronische Fachverfahren, aber auch genuin digitales Schriftgut eine zunehmende Herausforderung für die archivische Überlieferungsbildung dar. Die Methoden und gangbaren Wege werden ebenso intensiv diskutiert wie im konventionellen Bereich.

Als Archivgut erlauben digitale Datensätze völlig neue Auswertungs- und Nutzungsmöglichkeiten für die Forschung. Somit stellt sich auch die Frage, ob die bisher entwickelten und teils bewährten Methoden der (analogen) Überlieferungsbildung und die daran anschließenden Erschließungsprozesse für diese neue Art der Schriftlichkeit ausreichend sind. Das Archivpersonal steht einmal mehr vor der Aufgabe, unwiederbringliche Informations- und Dokumentationsverluste zu verhindern. Immer neue und komplexere Dokumentenmanagementsysteme oder Fachverfahren ziehen aber oftmals langwierige Aufbereitungen für die Benützung nach sich. Auf der anderen Seite werden Archive wie alle Kulturinstitutionen im Angesicht von immer knapper bemessenen Haushaltsmitteln angehalten, sich auf „wesentliche Aspekte des kulturellen Erbes“ zu konzentrieren.

Entscheidungen in diesem Bereich sind zweifelsohne unvermeidlich, müssen aber nicht im stillen Kämmerlein getroffen werden. Die methodisch einwandfreie Transparenz der Bewertung bildet die Grundlage für eine fachübergreifende Auseinandersetzung und Zusammenarbeit. Ein probates Mittel sind hierfür beispielsweise Dokumentationsprofile. Diese bilden auch eine Grundlage für die folgende Erschließung von digitalem Schriftgut. Eine klassische Nutzungsumgebung im Lesesaal eines Archivs wird zukünftig allerdings wohl nicht mehr ausreichen, um die Bedürfnisse eines „digital native“ zu befriedigen. Neben den traditionellen historischen Hilfswissenschaften müssen Bereiche wir die Informatik oder die Informationswissenschaft bei der Betreuung unserer Benützerschaft eingebunden werden.

In preparation for the 2016 Annual Conference of the Institute of Austrian Historical Research “The Future of the Past in the Present. Archives as Lighthouses in the Information Age”, we will be making the abstracts of the presentations available one by one on this blog. Below is the abstract provided by Markus Schmidgall (Provincial Archives of Vorarlberg, Bregenz) for his paper on “Formation of Collections and Description in the Digital Realm. A Report on the Practices of the Provincial Archives of Vorarlberg”:

Besides conventional analogue written material, which archives continue to receive in large amounts, both digital applications for specific administrative needs and born-digital records constitute growing challenges in the formation of archival collections. Methods and practicable solutions are discussed just as intensely as they are for the conventional materials.

Digital data sets as archival material permit wholly new possibilities of analysis and usage for researchers. This raises the question of whether the methods of (analogue) formation of collections that have been developed and tested up to now, as well as the cataloguing processes that follow them, are adequate to this new form of pragmatic literacy. Archival personnel is once more faced with the task of preventing irredeemable losses of information and documents. Increasingly complex document management systems and specific digital applications, however, lead to time-consuming work in readying materials for consultation. On the other hand, archives, like all cultural institutions, are faced with progressively more parsimonious budgetary allocations and called upon to focus on “essential aspects of cultural heritage”.

Decisions are obviously inevitable in these matters, but they should not be made in silence and isolation. A methodologically unassailable transparency of appraisal decisions is the basis for interdisciplinary debate and co-operation. Documentation policies are a tested means to this end. They also constitute a basis for the subsequent cataloguing of digital records. The classical environment for consultation in the archives’ reading room will not be sufficient in the future to satisfy the requirements of “digital natives”. Together with the traditional historical auxiliary sciences, disciplines such as computer and information science will have to be integrated into our interactions with our users.

Institut für Österreichische Geschichtsforschung

Das Institut für Österreichische Geschichtsforschung mit Sitz in Wien ist eine international anerkannte Forschungs- und Ausbildungsstätte für Methodenlehre und Pflege der historischen Hilfswissenschaften (Paläographie, Urkundenlehre, Aktenkunde, Quellenkunde etc.) in ihrem kulturgeschichtlichen Kontext. – Die Blogbeiträge dieses Accounts werden, soweit nicht anders ausgewiesen, von Stephanie Rainer erstellt.

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