STELLENAUSSCHREIBUNG: Sekretär*in am Institut für Österreichische Geschichtsforschung

An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 178 Studienrichtungen, ca 9.900 Mitarbeiter*innen und rund 89.000 Studierenden) ist ab 23.04.2021 die Position eines*einer

Sekretär*in

am Institut für Österreichische Geschichtsforschung

bis voraussichtlich 17.06.2022 zu besetzen.

Kennzahl der Ausschreibung: 11704

Die Stelle ist für die Dauer der Abwesenheit eines*einer Mitarbeiter*in zu besetzen. Eventuell ist nach Ablauf der Befristung eine weitere befristete Ersatzkraftanstellung mit reduzierter Stundenanzahl möglich.

Beschäftigungsausmaß: 40 Stunden/Woche

Einstufung gemäß Kollektivvertrag: §54, VwGr. IIb

Darüber hinaus können anrechenbare Berufserfahrungen die Einstufung und damit das Entgelt bestimmten.

 

Ihre Aufgaben:

Die administrativen Schwerpunktaufgaben in einem dynamischen, forschungsgeleiteten Institut unterliegen dem ständigen Wandel. Es wird daher erwartet, dass der*die Stelleninhaber*in dauerhaft bereit ist, sich neuen Herausforderungen und Aufgabengebieten zu stellen und sich im Sinne des lebenslangen Lernens kontinuierlich weiterbildet, um diese Herausforderung auf hohem Niveau zu bewältigen.

 

Der Aufgaben- und Tätigkeitsbereich umfasst:

1. Allgemeine Sekretariatsagenden

• Korrespondenz (schriftlich und mündlich)
• Enge Zusammenarbeit mit universitären Stabstellen
• Recherche von Informationen und Zuarbeit der Institutsverwaltung sowie Direktion
• Homepage- und Datenbankaktualisierung
• gesamte Personalverwaltung
• Reisemanagement und Abwesenheitsverwaltung
• Terminmanagement
• Datenpflege & Ablage
• Materialverwaltung & Bestellwesen
• Zutrittsverwaltung
• Optimierung von Backoffice-Prozessen und Arbeitsorganisation

2. Unterstützung im Lehr- und Forschungsbetrieb

• Unterstützung des IÖG-Personals in admin. Belangen
• Organisation und Durchführung von Gastvorträgen, Tagungen, Symposien

 

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Lehre oder Berufsbildende Mittlere Schule
• Umfassende EDV-Anwenderkenntnisse (MS Office, Typo3, i3v)
• Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Gute Kenntnis der deutschen Rechtschreibung
• Englisch Grundkenntnisse

Gewünschte Zusatzqualifikationen:

• Hohe Service- und Kund*innenorientierung
• Teamfähigkeit
• Flexibilität
• Bereitschaft zur Weiterbildung
• Von Vorteil sind Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung

Sprachen:

Sprache                 Sprachniveau                       Wichtigkeit

Englisch                 Grundkenntnisse                 Musskriterium

Deutsch                 Exzellente Kenntnisse        Musskriterium

 

Ihre Bewerbung:

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Motivationsschreiben unter der Kennzahl 11704, welche Sie bis zum 28.02.2021 bevorzugt über unser Job Center (http://jobcenter.univie.ac.at/) an uns übermitteln.

Für nähere Auskünfte über die ausgeschriebene Position enden Sie sich bitte an Frau Stephanie Rainer +43 1 4277 27207.

Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit und Diversität (http://diversity.univie.ac.at/). Insbesondere wird eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungspositionen und beim wissenschaftlichen personal angestrebt. Frauen werden bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.

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