STELLENAUSSCHREIBUNG: Sekretär*in am Institut für Österreichische Geschichtsforschung

An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 178 Studienrichtungen, ca 9.900 Mitarbeiter*innen und rund 89.000 Studierenden) ist ab 23.04.2021 die Position eines*einer

Sekretär*in

am Institut für Österreichische Geschichtsforschung

bis voraussichtlich 17.06.2022 zu besetzen.

Kennzahl der Ausschreibung: 11704

Die Stelle ist für die Dauer der Abwesenheit eines*einer Mitarbeiter*in zu besetzen. Eventuell ist nach Ablauf der Befristung eine weitere befristete Ersatzkraftanstellung mit reduzierter Stundenanzahl möglich.

Beschäftigungsausmaß: 40 Stunden/Woche

Einstufung gemäß Kollektivvertrag: §54, VwGr. IIb

Darüber hinaus können anrechenbare Berufserfahrungen die Einstufung und damit das Entgelt bestimmten.

 

Ihre Aufgaben:

Die administrativen Schwerpunktaufgaben in einem dynamischen, forschungsgeleiteten Institut unterliegen dem ständigen Wandel. Es wird daher erwartet, dass der*die Stelleninhaber*in dauerhaft bereit ist, sich neuen Herausforderungen und Aufgabengebieten zu stellen und sich im Sinne des lebenslangen Lernens kontinuierlich weiterbildet, um diese Herausforderung auf hohem Niveau zu bewältigen.

 

Der Aufgaben- und Tätigkeitsbereich umfasst:

  1. Allgemeine Sekretariatsagenden
  • Korrespondenz (schriftlich und mündlich)
  • Enge Zusammenarbeit mit universitären Stabstellen
  • Recherche von Informationen und Zuarbeit der Institutsverwaltung sowie Direktion
  • Homepage- und Datenbankaktualisierung
  • gesamte Personalverwaltung
  • Reisemanagement und Abwesenheitsverwaltung
  • Terminmanagement
  • Datenpflege & Ablage
  • Materialverwaltung & Bestellwesen
  • Zutrittsverwaltung
  • Optimierung von Backoffice-Prozessen und Arbeitsorganisation
  1. Unterstützung im Lehr- und Forschungsbetrieb
  • Unterstützung des IÖG-Personals in admin. Belangen
  • Organisation und Durchführung von Gastvorträgen, Tagungen, Symposien

 

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene Lehre oder Berufsbildende Mittlere Schule
  • Umfassende EDV-Anwenderkenntnisse (MS Office, Typo3, i3v)
  • Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
  • Gute Kenntnis der deutschen Rechtschreibung
  • Englisch Grundkenntnisse

Gewünschte Zusatzqualifikationen:

  • Hohe Service- und Kund*innenorientierung
  • Teamfähigkeit
  • Flexibilität
  • Bereitschaft zur Weiterbildung
  • Von Vorteil sind Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung

Sprachen:

Sprache                 Sprachniveau                       Wichtigkeit

Englisch                 Grundkenntnisse                 Musskriterium

Deutsch                 Exzellente Kenntnisse        Musskriterium

 

Ihre Bewerbung:

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Motivationsschreiben unter der Kennzahl 11704, welche Sie bis zum 28.02.2021 bevorzugt über unser Job Center (http://jobcenter.univie.ac.at/) an uns übermitteln.

Für nähere Auskünfte über die ausgeschriebene Position enden Sie sich bitte an Frau Stephanie Rainer +43 1 4277 27207.

Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit und Diversität (http://diversity.univie.ac.at/). Insbesondere wird eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungspositionen und beim wissenschaftlichen personal angestrebt. Frauen werden bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.

Institut für Österreichische Geschichtsforschung

Das Institut für Österreichische Geschichtsforschung mit Sitz in Wien ist eine international anerkannte Forschungs- und Ausbildungsstätte für Methodenlehre und Pflege der historischen Hilfswissenschaften (Paläographie, Urkundenlehre, Aktenkunde, Quellenkunde etc.) in ihrem kulturgeschichtlichen Kontext. – Die Blogbeiträge dieses Accounts werden, soweit nicht anders ausgewiesen, von Stephanie Rainer erstellt.

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